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베이스 수학학원 운영 매니저 실무 매뉴얼

본 매뉴얼은 학원 운영 매니저가 학원을 운영하기 위한 표준 업무 절차(SOP)입니다. 각 상황별로 필요한 사전 확인, 시스템 조작(클릭 단위), 현장 응대, 기록 및 보고 기준을 명확히 하여 일관된 학원 운영을 목표로 합니다.

  • 권한 기준: ADMIN (전체 메뉴 접근 가능)
  • 시스템: 베이스 웹 어드민 (base-web-admin)
  • 외부 도구: 결제선생(외부 앱), 슬랙(외부 협업 도구), 카카오톡(외부 메신저)

목차

  1. 신규 학생 및 학부모 응대
  2. 레벨테스트 및 첫 시스템 학습 안내
  3. 재원생 출결 및 하원 관리
  4. 시스템 및 장비 문제 대응
  5. 학부모 소통 및 결제 관리
  6. 학습 현장 및 면학 분위기 관리
  7. 학원 행정 및 기타 지원
  8. 학원 일일 오픈/마감 절차
  9. 신규 학생 등록 프로세스
  10. 학원비 월정산 업무
  11. 실시간 세션 모니터링 운영

1. 신규 학생 및 학부모 응대

1-1. 전화 문의 및 방문 예약

상황과 목적: 신규 문의 전화 수신 시 학생의 기본 상황을 먼저 파악하여 상담의 주도권을 잡고, 원장님 방문 상담 예약을 확정합니다.

사전 확인: 원장님의 상담 가능 시간대를 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [상담 내역] 클릭
  2. 우측 상단 [새로 추가] 버튼 클릭
  3. 상담 정보 입력 팝업이 표시됩니다. 다음 필드를 입력합니다:
  4. 학생 이름: 학생명 입력
  5. 관계: 어머님/아버님/기타 선택
  6. 연락처: 학부모 전화번호 입력
  7. 학교: 학교명 입력
  8. 학년: 학년 선택
  9. 방문 일정: 방문 예약 날짜 및 시간 입력
  10. 노트: 희망 과목 및 난이도 / 희망 시간표 / 선행 상태 및 최근 성적 / 체험 예약 여부 및 시간 / 특이사항 입력
  11. 상태를 [방문예정] 또는 [체험예약]으로 설정
  12. 입력 완료 후 팝업 외부 클릭 또는 닫기로 자동 저장

[ 📸 이미지 대기 중: consults_new_entry_popup.png ]
▲ 상담 내역 신규 추가 팝업 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [상담 내역]
📍 주요 버튼: 우측 상단 [새로 추가]
📍 입력 필드: 학생 이름, 관계, 연락처, 학교, 학년, 방문 일정, 노트

현장 동작:

  1. 밝은 목소리로 소속을 밝히며 인사합니다.
  2. 문의 목적을 듣고, 상세 안내를 위해 학생 정보를 역으로 질문합니다.
  3. 방문 상담의 필요성을 설명하고 일정을 조율합니다.
  4. 일정이 확정되면 즉시 시스템에 등록합니다. (별도의 안내 문자는 발송하지 않습니다.)

응대 멘트 예시:

  • "안녕하세요, 베이스 수학학원입니다. 어떤 문의로 전화 주셨을까요?"
  • "어머님, 정확한 안내를 위해 우리 아이 상황을 먼저 여쭤봐도 될까요? 현재 몇 학년인지, 최근 성적대나 선행 정도는 어떻게 되는지 궁금합니다."
  • "말씀해주신 내용을 보니, 유선상으로 안내해 드리는 것보다 학생과 함께 방문해 주시면 원장님께서 현재 레벨을 정확히 진단하고 맞춤 커리큘럼을 상담해 주실 수 있습니다. 이번 주 목요일 오후 4시나 금요일 5시 중 언제가 편하실까요?"

기록 사항: 학생명, 학교, 학년, 성적대, 선행 정도, 문의 목적, 유입 경로, 예약 확정 일시.

이관 기준: 유선상으로 수강료나 상세 커리큘럼만 지속적으로 요구할 경우, 1차 방어 후 원장님 콜백으로 이관합니다.

1-2. 사전 예약 후 방문 (학생+학부모 동반)

상황과 목적: 예약 후 방문한 학부모를 빠르게 응대하고 원장님 상담으로 지연 없이 연결합니다.

사전 확인: 당일 상담 예약 명단을 미리 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [상담 내역] 클릭
  2. 검색바에서 이름 또는 전화번호로 검색하여 당일 방문 예정 학생 리스트 확인
  3. 방문 일정 열에서 오늘 날짜에 해당하는 예약자를 확인합니다.
  4. 또는 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭 → 상단에 표시되는 신규 방문 그룹에서도 당일 방문 예정자를 확인할 수 있습니다.

[ 📸 이미지 대기 중: consults_today_visit_list.png ]
▲ 상담 내역 리스트에서 방문 예정 학생을 확인하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [상담 내역] 또는 [학습 관리] → 신규 방문 그룹
📍 주요 동작: 검색바에서 이름/전화번호 검색

현장 동작:

  1. 방문자 성함을 확인하고 맞이합니다.
  2. 원장님께 도착 사실을 알립니다.
  3. 상담실 또는 대기 공간으로 안내합니다.

응대 멘트 예시: "안녕하세요. 오늘 2시에 예약하신 배이수 학생 부모님 맞으실까요? 잠시만 이쪽으로 모시겠습니다. 원장님께 바로 말씀드릴게요."

이관 기준: 예약 시간보다 지나치게 일찍 오거나 늦게 온 경우, 원장님께 즉시 보고하여 스케줄을 조정합니다.

1-3. 사전 예약 없이 갑작스러운 방문

상황과 목적: 예약 없이 방문한 학부모에게 학원의 예약제 원칙을 정중히 알리고, 상황에 맞게 1차 안내 또는 예약을 유도합니다.

사전 확인: 원장님 실시간 상담 가능 여부 확인.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [상담 내역] 클릭 → [새로 추가] 클릭하여 방문 정보 즉시 기록
  2. 학원 공식 홈페이지를 대기 화면으로 띄워 학원 소개용으로 활용

[ 📸 이미지 대기 중: homepage_main_and_reservation.png ]
▲ 학원 홈페이지 메인 화면 및 예약 팝업. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [상담 내역] → [새로 추가]

현장 동작:

  1. 인사 후 예약 여부를 묻고 예약제 원칙을 안내합니다.
  2. (원장님 상담 가능 시) 바로 원장님께 인계합니다.
  3. (원장님 상담 불가 시) 매니저가 학원 홈페이지를 보며 1차로 간단히 설명하거나, 즉시 다음 상담 예약을 확정하는 두 가지 선택지를 제공합니다.

응대 멘트 예시:

  • "어머니, 안녕하세요. 저희 학원이 예약제로 상담이 진행되다 보니 원장님께서 지금 바로 뵙기는 조금 어려우신 상황입니다."
  • "괜찮으시다면 제가 홈페이지를 같이 보면서 기본적인 시스템을 먼저 설명해 드리고 나중에 원장님 상담을 잡아드릴까요? 아니면 지금 바로 원장님 가능하신 시간으로 예약을 도와드릴까요?"

기록 사항: 방문자 정보, 선택한 대응 방식(홈페이지 설명 또는 예약), 확정된 예약 일시.

이관 기준: 홈페이지 설명 중 매니저 전문 영역 밖의 질문(수강료 할인, 세부 반 배정 등)이 나올 경우, 상담 시 안내받으실 수 있도록 메모해 두겠다고 응대 후 원장님께 이관합니다.

1-4. 예약 시간 지각 또는 당일 취소/변경

상황과 목적: 노쇼(No-show)를 방지하고 당일 취소 시 빠르게 일정을 조정합니다.

사전 확인: 상담 내역의 예약 시간 확인.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [상담 내역] 클릭
  2. 해당 예약 학생의 행(row) 확인
  3. 상태 열의 드롭다운 클릭 → 상태를 변경합니다:
  4. 지각 시: 노트에 지각 사유 기록
  5. 취소 시: 상태를 [기약없음]으로 변경 후 노트에 취소 사유 기록
  6. 부재 시: 노트에 부재중 메모 작성
  7. 방문 일정을 변경하여 재예약 일시 입력
  8. 노트 필드에 상세 사유 기록

[ 📸 이미지 대기 중: consults_status_change.png ]
▲ 상담 내역에서 상태를 변경하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [상담 내역] → 해당 예약 행
📍 주요 동작: 상태 드롭다운 변경, 방문 일정 수정, 노트 작성
📍 상태 옵션: 기약없음 / 방문예정 / 체험예약 / 체험중 / 방문후미등록 / 체험후미등록 / 등록완료

현장 동작:

  1. 예약 시간 15분 경과 시 1차로 학부모에게 전화를 겁니다.
  2. (통화 연결 시) 사유를 듣고 일정을 즉시 조정합니다.
  3. (부재 시) 부재중 메모를 남깁니다.
  4. 해당 상황을 슬랙(외부 협업 도구) 채널에 공유하여 원장님/운영진에게 보고합니다.

응대 멘트 예시:

  • "어머님, 안녕하세요. 베이스 수학학원입니다. 오늘 2시 예약이신데 아직 도착 전이셔서 혹시 오시는 길 못 찾으셨을까 하여 연락드렸습니다."
  • "네, 어머니. 일정이 생기셨군요. 그럼 목요일 4시로 일정을 조정해 드리겠습니다."

기록 사항: 지각/취소 사유, 재예약 일시, 부재중 메모.

이관 기준: 전화를 받지 않거나 취소된 모든 상황은 슬랙(외부 협업 도구) 채널을 통해 즉시 공유합니다.

2. 레벨테스트 및 첫 시스템 학습 안내

2-1. 레벨테스트 입실 전 안내

상황과 목적: 학생이 PC 시스템 환경에 당황하지 않고 원활하게 시험에 집중할 수 있도록 회원가입부터 시험 시작까지 밀착 보조합니다.

사전 확인: 학생의 테스트 예약 시간 및 응시 종류(학년/과정) 확인.

시스템 조작 및 화면:

  1. 학생 가입 확인:
  2. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  3. 검색바에서 학생 이름 또는 전화번호로 검색하여 계정 존재 여부 확인
  4. 계정이 없는 경우: 챕터 9-2 (웹 어드민 학생 계정 생성) 절차 진행
  5. 레벨테스트 배정:
  6. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  7. 해당 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  8. 상단 탭에서 [시험결과] 탭 클릭
  9. 시험 배정 기능을 통해 과목/과정 선택 → 배정 완료
  10. 시험지 인쇄:
  11. 배정 완료 후 [시험지 인쇄] 기능 사용
  12. 인쇄 설정: B4 용지, 122% 배율

[ 📸 이미지 대기 중: user_detail_exam_assignment.png ]
▲ 학생 상세 화면에서 레벨테스트를 배정하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 이름 클릭 → [시험결과] 탭
📍 주요 버튼: 시험 배정, 배정 완료, 시험지 인쇄
📍 인쇄 설정: B4, 122%

현장 동작:

  1. 학원 방문 시 회원 가입을 옆에서 보조합니다.
  2. 계정에 레벨테스트를 배정하고 시험지를 프린트합니다.
  3. 대기실(강의실 밖)에서 로그인 및 OMR 자동 제출 방식을 사전 설명합니다.
  4. 학생과 함께 입실하여 테스트 시작 전까지 보조합니다.

응대 멘트 예시:

  • "먼저 가입부터 도와줄게. 다 됐으면 잠깐만 기다려주면 선생님이 네 계정에 시험지 넣어줄게."
  • "자리에 앉아서 아까 만든 계정으로 로그인해 볼까? 시작 누르면 10초 뒤에 시험이 시작되고, 화면에 뜬 OMR 카드에 정답을 입력하면 돼. 시간 끝나면 자동 제출되니까 그 전에 꼭 마킹해야 해! 다 풀면 시험지 들고 밖으로 나오면 된단다."

기록 사항: 테스트 응시 과목/과정, 시작 시간.

이관 기준: 가입 진행 중 에러가 발생하거나 배정이 안 될 경우 운영진에게 즉시 확인을 요청합니다.

2-2. 레벨테스트 종료 후 결과지 출력 및 상담 인계

상황과 목적: 테스트 종료 후 원장님 상담으로 매끄럽게 연결하며, 원장님 부재 시 매니저가 1차 안내 후 체험 여부를 파악합니다.

사전 확인: 학생의 테스트 제출 완료 여부 및 원장님 상담 가능 여부.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 해당 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  3. 상단 탭에서 [시험결과] 탭 클릭
  4. 완료된 시험 확인 → [결과지 출력] 버튼 클릭

[ 📸 이미지 대기 중: user_detail_exam_result_print.png ]
▲ 학생 상세 화면에서 레벨테스트 결과지를 출력하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 이름 클릭 → [시험결과] 탭
📍 주요 버튼: [결과지 출력]

현장 동작:

  1. 테스트 종료 확인 및 결과지를 출력합니다.
  2. (원장님 재실 시) 학부모와 학생을 원장님 상담으로 즉시 인계합니다.
  3. (원장님 부재 시) 매니저가 결과지를 바탕으로 간단한 상담을 진행합니다.
  4. 상담 마무리 단계에서 당일 무료 체험 진행 여부를 확인합니다.

응대 멘트 예시:

  • (원장님 인계) "수고했어. 결과 나왔으니까 어머님이랑 같이 원장님께 상담받으러 가볼까?"
  • (원장님 부재) "어머니, 원장님께서 잠시 부재 중이셔서 제가 결과지를 바탕으로 간단히 먼저 안내해 드리겠습니다. 설명 들으시고 우리 아이가 오늘 바로 시스템 체험을 이어서 해볼까요?"

기록 사항: 실제 상담 진행자(원장/매니저), 체험 진행 여부 결정 사항.

이관 기준: 매니저의 간단 상담 중 심도 있는 질문이 나올 경우, 억지로 답하지 않고 원장님 유선 콜백으로 이관합니다.

2-3. 첫 시스템 학습 안내 (무료 체험, 렙테 후 체험, 첫 등원)

상황과 목적: 학생이 처음 학원 시스템을 사용할 때 기기 및 학습 도구에 대한 완벽한 가이드를 제공합니다.

사전 확인: 학생의 계정 존재 여부 및 당일 학습 커리큘럼 배정 여부.

시스템 조작 및 화면:

  1. 신규 계정 생성 (필요 시):
  2. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  3. 우측 상단 [사용자 추가] 클릭
  4. 팝업에서 필수 정보 입력: 이름 / 전화번호(아이디) / 비밀번호 / 학교명 / 학년
  5. 하단 [추가] 버튼 클릭
  6. 커리큘럼 배정: 매니저가 직접 배정하지 않고, 담임 선생님에게 커리큘럼 배정을 요청합니다.

[ 📸 이미지 대기 중: user_create_and_curriculum.png ]
▲ 사용자 추가 팝업 및 커리큘럼 배정 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → [사용자 추가]
📍 입력 필드: 이름, 전화번호(아이디), 비밀번호, 학교명, 학년
📍 후속 조치: 담임 선생님에게 커리큘럼 배정 요청

현장 동작:

  1. 준비물 유무를 체크합니다. (개인 유선 이어폰 권장, 없으면 학원용 지급 / 필기구 없으면 샤프 대여 / 정규생은 새 노트, 체험생은 A4 지급)
  2. 강의실 밖에서 오늘 진행할 과정과 시스템 사용법을 1차로 설명합니다.
  3. 학생과 함께 강의실에 입실합니다.
  4. PC 로그인 후 세부 기능(정답 입력, 오답 풀이) 및 질문하는 방법을 시연합니다.
  5. 학습이 정상적으로 시작되는 것까지 확인 후 퇴실합니다.

응대 멘트 예시:

  • "이어폰이랑 필기구 가져왔어? 무선 이어폰은 끊길 수 있어서 유선이 좋으니까 학원 거 빌려줄게. 오늘 체험이니까 A4 용지에 풀자."
  • "들어가기 전에 어떻게 하는지 알려줄게. 로그인하고 이걸 누르면 강의가 나오고, 모르면 이 질문 버튼 누르면 돼. 자, 같이 들어가서 로그인해 볼까?"

기록 사항: 샤프/이어폰 대여 여부, 첫 학습 시작 시간, 기기 적응 특이사항.

이관 기준: 학생이 시스템 조작을 지나치게 낯설어하거나 진행을 거부할 경우, 담임 선생님께 이관하여 밀착 케어하도록 합니다.

3. 재원생 출결 및 하원 관리

3-1. 정상 등원 전 분량/시험지 확인 및 맞이

상황과 목적: 학생 등원 시 학습이 바로 시작될 수 있도록 사전 환경을 완벽하게 세팅합니다.

사전 확인: 당일 등원 예정 리스트 및 개인별 학습 분량 세팅 여부.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭 (경로: /session/monitoring)
  2. 상단 날짜 선택(DatePicker)에서 오늘 날짜 확인
  3. 화면 좌측의 "등원 예정" 그룹에서 당일 등원 예정 학생 목록 확인
  4. 각 학생의 학습 분량 세팅 여부를 확인합니다.
  5. 시험지가 필요한 학생: 해당 학생 카드에서 시험지 출력 기능 사용
  6. 인쇄 설정: B4 용지, 122% 배율

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_expected_students.png ]
▲ 학습 관리 화면에서 당일 등원 예정 학생 목록과 시험지 출력 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리]
📍 주요 영역: "등원 예정" 그룹
📍 인쇄 설정: B4, 122%

현장 동작:

  1. 출력된 시험지를 스태플러로 찍어 시험지 적재함에 비치합니다.
  2. 학생이 등원하면 이름을 부르며 밝게 인사합니다.
  3. 학생이 자리에 앉아 적재함에서 본인 시험지를 챙겨 바로 학습을 시작하는지 확인합니다.

응대 멘트 예시: "이수아 안녕! 오늘 분량 다 세팅되어 있으니까, 적재함에서 시험지 챙겨서 PC 켜고 바로 시작하면 돼."

기록 사항: 분량 세팅 누락으로 담임에게 요청한 내역.

이관 기준: 분량이 비어 있는 경우 매니저가 임의로 넣지 않고 즉시 담임 선생님에게 세팅을 요청합니다.

3-2. 미등원 (결석/지각) 확인

상황과 목적: 학생 미등원 시 빠르게 상황을 파악하여 안전을 확인하고 출결 데이터를 현행화합니다.

사전 확인: 등원 예정 시간 및 기존 결석/지각 사유 메모.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. 화면 좌측의 "미등원" 그룹 확인 (접혀있을 수 있으므로 클릭하여 펼침)
  3. 미등원 학생 카드 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  4. 상단 탭에서 [출결 관리] 탭 클릭
  5. 출결 상태 변경: 결석/지각 선택 → 사유 메모 작성

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_absent_and_attendance.png ]
▲ 학습 관리 화면의 미등원 그룹 및 출결 상태 변경 팝업. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리] → "미등원" 그룹
📍 출결 변경: 학생 클릭 → [출결 관리] 탭 → 상태 변경 + 메모

현장 동작:

  1. 등원 시간 10~15분 경과 시 학부모에게 확인 전화를 겁니다.
  2. 사유를 파악하여 출결 상태를 업데이트하고 메모를 남깁니다.
  3. 통화 내용 및 특이사항을 슬랙(외부 협업 도구) 채널을 통해 운영진에 공유합니다.

응대 멘트 예시: "어머니, 안녕하세요. 베이스 수학학원입니다. 우리 이수이가 아직 학원에 도착하지 않아 안전 확인차 연락드렸습니다. 혹시 지금 오고 있을까요?"

기록 사항: 학부모 연락 결과(사유, 도착 예정 시간 등).

이관 기준: 학부모와도 지속적으로 연락이 되지 않는 긴급 상황 발생 시 원장님께 즉시 보고합니다.

3-3. 하원 전 미완료 학습 존재 시 안내

상황과 목적: 하원 전 학습 목표 달성 여부를 확인하고, 잔여 분량이 있을 경우 학생 스스로 인지하고 마무리하도록 독려합니다.

사전 확인: 학습 관리 화면의 등원 그룹에서 학생별 진척도 확인.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. 화면 중앙의 "등원" 그룹에서 해당 학생의 진척도 바(%) 확인
  3. 진척도가 100% 미만인 학생의 미완료 항목 확인

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_progress_bar.png ]
▲ 학습 관리 화면에서 학생별 진척도를 확인하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리] → "등원" 그룹 → 학생 카드 진척도 바

현장 동작:

  1. 학생이 가방을 쌀 때, 남은 분량을 스스로 인지하도록 질문합니다.
  2. 미완료 항목이 남았다면, 10~20분 더 남아서 할지 집에서 할지 선택지를 줍니다.
  3. 집 학습을 선택할 경우 접속 방법을 리마인드합니다.

응대 멘트 예시:

  • "이수아, 혹시 오늘 분량이 얼마나 남았니?"
  • "오답 3문제가 아직 남았구나. 지금 10분만 더 남아서 끝내고 갈래? 아니면 오늘 집에서 꼭 마무리해 올 수 있어?"

기록 사항: 미완료 상태 귀가 사유 및 집 학습 약속 여부.

이관 기준: 학생이 습관적으로 미완료 상태로 귀가를 고집할 경우 담임 선생님께 사실을 전달하여 상담을 요청합니다.

3-4. 잦은 조기 하원 요청

상황과 목적: 잦은 조기 하원으로 인해 학습 패턴이 무너지지 않도록 학부모와 명확히 소통합니다.

사전 확인: 학생의 조기 하원 누적 빈도.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 해당 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  3. [출결 관리] 탭 클릭 → 조기하원 이력 확인

[ 📸 이미지 대기 중: user_detail_attendance_early_leave.png ]
▲ 학생 상세 출결 관리에서 조기하원 이력을 확인하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 클릭 → [출결 관리] 탭

현장 동작:

  1. 당일 조기 하원은 요청에 따라 학생을 우선 귀가시킵니다.
  2. 시스템에 사유를 메모합니다.
  3. 학부모에게 누적 횟수를 알리며 다음 진도에 대한 우려를 카카오톡(외부 메신저)으로 발송합니다.

응대 멘트 예시: "어머님, 오늘 이수이가 일찍 가야 한다고 해서 하원시켰습니다. 다만 최근 3번 연속 조기 하원이라 다음 진도에 영향이 있을 수 있어 미리 안내드립니다."

기록 사항: 조기 하원 일시, 사유, 누적 횟수.

이관 기준: 매니저의 누적 안내에도 불구하고 무조건적인 조기 하원을 고집할 경우 담임/원장 선생님께 이관합니다.

4. 시스템 및 장비 문제 대응

4-1. PC 전원 불량, 작동 멈춤 등 장비 이상

상황과 목적: 학습용 PC 문제로 인해 학생의 흐름이 끊기지 않도록 신속하게 자리를 이동시키고 장비를 점검합니다.

사전 확인: 강의실 내 빈 좌석 및 PC 상태를 평소에 파악해 둡니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. 화면 우측 하단의 좌석 현황 확인 (빈 좌석 파악)
  3. 해당 좌석 상태를 '비활성'으로 변경합니다. (해당 기능 지원 예정)

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_seats.png ]
▲ 학습 관리 화면의 좌석 현황. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리] → 좌석 현황

현장 동작:

  1. PC 이상을 호소하는 학생에게 재빨리 다가가 상황을 확인합니다.
  2. 학습 흐름이 끊기지 않도록 즉시 다른 빈 자리로 이동하여 로그인을 유도합니다.
  3. 고장 난 PC 본체나 모니터에 '사용 불가' 표시를 남겨 다른 학생이 앉지 않도록 조치합니다.

응대 멘트 예시: "PC가 갑자기 안 되는구나. 당황하지 말고 일단 저쪽 빈자리로 옮겨서 이어서 공부하자. 선생님이 여기는 금방 체크해 둘게."

기록 사항: 고장 발생 시간, 해당 좌석 번호, 구체적인 증상.

이관 기준: 단순 재부팅으로 해결되지 않는 하드웨어 고장의 경우, 상세 내용을 원장님 또는 장비 담당자에게 보고합니다.

4-2. 네트워크 및 서버 장애 (인터넷 끊김, 시스템 오류)

상황과 목적: 인터넷 장애나 서버 오류 시 전체 학습이 중단되므로, 상황을 빠르게 파악하여 학생들을 안심시키고 복구 예상 시간을 전파합니다.

현장 동작:

  1. 전체 학생에게 "잠시 시스템 장애가 발생했다"고 차분하게 공지합니다.
  2. 오프라인 콘텐츠가 없는 경우 무리하게 자리에 앉혀두지 않고, 복구 전까지 휴식을 취할 것을 권장합니다.
  3. 서버 오류 시 즉시 서버 관리자(또는 본사 담당자)에게 문의하여 복구 예상 시간을 확인합니다.
  4. 확인된 예상 시간을 학생들에게 전파하여 막연한 대기를 방지합니다.

응대 멘트 예시: "얘들아, 지금 인터넷(또는 서버)에 잠깐 문제가 생겼어. 10분 정도 걸린다고 하니 다들 잠깐 쉬면서 물 마시고 오자. 선생님이 다 고쳐지면 다시 불러줄게."

기록 사항: 장애 발생 및 복구 시간, 원인.

이관 기준: 30분 이상 장기 장애가 예상될 경우, 원장님께 보고하여 조기 귀가 또는 보강 일정 조율 여부를 결정합니다.

4-3. 로그인 계정 잠김 또는 비밀번호 분실

상황과 목적: 학생이 계정 문제로 로그인을 못 해 학습이 지연되는 상황을 즉시 해결합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 검색바에서 해당 학생 이름 또는 전화번호로 검색
  3. 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  4. [사용자 정보] 탭에서 계정 상태 확인
  5. 비밀번호 분실의 경우: 비밀번호 초기화 진행 → 임시 비밀번호 '0000' 안내

[ 📸 이미지 대기 중: user_detail_password_reset.png ]
▲ 사용자 관리에서 계정 상태 확인 및 비밀번호 초기화 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 검색 → 학생 클릭 → [사용자 정보] 탭
📍 주요 동작: 비밀번호 초기화 → 임시 비밀번호 '0000' 안내

현장 동작:

  1. 계정이 잠긴 다른 원인이 있는지 사용자 관리에서 먼저 상태를 확인하고 알맞은 조치를 취합니다.
  2. 단순 비밀번호 분실의 경우 초기화 후 학생에게 임시 비밀번호('0000')를 안내합니다.
  3. 정상적으로 로그인이 되는지 확인하고 학습을 시작하도록 돕습니다.

응대 멘트 예시: "로그인이 안 되니? 선생님이 계정 확인해 보고 비밀번호를 '0000'으로 초기화해 줬으니까, 이걸로 다시 로그인해 보자."

기록 사항: 초기화 진행 일시, 해당 학생명, 기타 잠김 원인.

4-4. 학원용 이어폰 지급

상황과 목적: 이어폰을 미지참한 학생에게 학원용 이어폰을 무상으로 지급하여 영상/듣기 학습에 지장이 없도록 합니다.

시스템 조작: 없음.

현장 동작:

  1. 이어폰이 없는 학생에게 학원용 유선 이어폰을 그냥 지급합니다. (회수하는 대여 방식이 아님)

응대 멘트 예시: "이어폰을 안 가져왔구나? 선생님이 학원용 이어폰 하나 줄 테니까, 앞으로는 이거 가방에 잘 챙겨 다니면서 쓰자."

4-5. 모의고사 및 월말평가 시험지 준비

상황과 목적: 시험 대상 학생이 등원 즉시 시험을 치를 수 있도록 사전에 시험지를 준비하고, 처음 보는 학생에게는 응시 방법을 가이드합니다.

사전 확인: 시험 대상자 리스트.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. 상단 영역의 [모의고사] 버튼 클릭하여 오늘의 시험 대상자 리스트 확인
  3. 대상 학생 선택 → 시험지 출력
  4. 인쇄 설정: B4 용지, 122% 배율

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_exam_list.png ]
▲ 학습 관리 화면에서 모의고사 대상자 리스트를 확인하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리] → [모의고사] 버튼
📍 인쇄 설정: B4, 122%

현장 동작:

  1. 인쇄된 시험지를 스태플러로 찍어 시험지 적재함에 비치합니다.
  2. 시험을 처음 치르는 학생에게는 아래의 주의사항을 반드시 안내합니다:
  3. 시험 시작 버튼 클릭 10초 후 시험이 시작됨
  4. OMR 정답은 시스템(화면)에 직접 입력함
  5. 시간 종료 시 자동 제출되므로 반드시 그전에 마킹을 마쳐야 함
  6. 시험 종료 후에는 결과에 따른 복습 과정이 이어진다는 점을 인지시킴

응대 멘트 예시: "이수아, 오늘 모의고사 있는 날이야. 적재함에서 시험지 챙겨서 시작하면 돼. 처음이지? 시작 누르고 10초 뒤에 문제 나오니까 당황하지 말고, 화면 OMR에 답 꼭 미리 적어넣어야 해. 다 끝나면 복습까지 하고 나오면 된단다."

기록 사항: 시험지 준비 여부 및 첫 응시생 안내 완료 체크.

4-6. 학습 분량 불만 및 압박감 호소 시 응대

상황과 목적: 학생이 학습량이 너무 많거나 어렵다고 불평할 때, 정해진 분량을 완수하도록 독려하되 지나친 압박감으로 공부에 대한 거부감이 생기지 않도록 유연하게 대처합니다.

사전 확인: 학습 관리 화면에서 해당 학생의 당일 학습 분량 세팅 내역과 현재 진척도를 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. "등원" 그룹에서 해당 학생의 진척도 바 확인
  3. 학생 카드 클릭 → 상세 학습 현황 팝업에서 세부 분량 확인

현장 동작:

  1. 학생의 불평을 먼저 경청하고 힘든 점에 충분히 공감해 줍니다.
  2. 기본적으로는 "담임 선생님이 너의 실력에 맞춰서 충분히 할 수 있다고 판단하여 세팅하신 것"임을 강조하며 다시 시작하도록 독려합니다.
  3. 단, 강한 압박감은 학생과 학원 모두에 좋지 않으므로, 학생이 통제 불가능한 상태(울음, 완전 거부 등)에 이르기 전에 매니저 판단하에 미리 느슨하게 기준을 조정해 줍니다.
  4. 학생에게 최대한 분량을 끝내고 가도록 유도하되, 심리적으로 너무 힘들어하는 학생에게는 절대 강요하지 않습니다.

응대 멘트 예시:

  • (1차 독려) "오늘 분량이 좀 많아 보여서 힘들구나? 그래도 선생님이 이수이 충분히 할 수 있다고 믿고 내주신 거니까 일단 시작해 보자."
  • (2차 조율) "지금 너무 압박받고 힘들어 보이네. 그럼 오늘 이 3페이지만 확실하게 끝내고, 나머지는 내일이나 주말에 이어서 하도록 선생님한테 잘 말씀드려 놓을 테니까 편하게 해보자."

기록 사항: 불평한 분량 항목, 실제 소화한 량, 현장에서 임의 조정한 내용.

이관 기준: 분량 조정을 진행했거나, 학생의 스트레스가 심해 보이는 경우 반드시 담임/원장 선생님께 사후 보고하여 다음 커리큘럼 배정 시 참고하도록 합니다.

4-7. 학생 컨디션 난조(아픔 등) 시 조기 하원 대응

상황과 목적: 건강 문제로 학습이 어려운 학생의 상태를 존중하여 무리하지 않게 귀가시키되, 학습 누수가 생기지 않도록 선택지를 제공하고 학부모와 소통합니다.

사전 확인: 학생의 상태 호소 내용을 경청하고, 비상 연락망을 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 해당 학생 이름 클릭 → [출결 관리] 탭 클릭
  3. 해당 사유 및 조치 사항(자가 학습/넘기기 등)을 상세히 기록합니다.

현장 동작:

  1. 학생이 아프거나 컨디션 난조로 조기 하원을 원하는 경우, 무리하게 남기지 않습니다.
  2. 남은 학습 분량에 대해 '집에서 스스로 학습(자가 학습)'할지, 아니면 '다음으로 미루기(넘기기)' 할지 학생 본인이 편한 방식을 선택하게 합니다.
  3. 결정된 사항과 하원 사실을 카카오톡(외부 메신저)을 통해 학부모에게 즉시 전파합니다.

응대 멘트 예시:

  • (학생에게) "몸이 많이 안 좋구나? 오늘은 무리하지 말고 일찍 들어가자. 남은 공부는 집에서 마저 할래, 아니면 다음 시간에 이어서 할래?"
  • (학부모 카카오톡) "어머니 안녕하세요. 오늘 이수이가 컨디션 난조로 일찍 하원했습니다. 남은 학습은 학생 의사에 따라 [자가학습/미루기]로 결정했으니 참고 부탁드립니다."

기록 사항: 구체적인 증상, 조기 하원 결정 시간, 학생의 선택 사항(자가 학습/미루기).

이관 기준: 의사소통이 불가능할 정도의 통증이나 응급 상황 발생 시 즉각 원장님께 보고하고 조치를 취합니다.

5. 학부모 소통 및 결제 관리

5-1. 수강료 결제 안내 (첫 결제 및 정기 결제)

상황과 목적: 수강료 결제 방식(시간 차감제)에 따라 결제 시점을 정확히 파악하고, 학부모님께 다양한 결제 수단을 안내하여 원활한 수납이 이루어지도록 합니다.

사전 확인: 학생의 남은 수강 시간을 확인하여, 다음 시간에 수강 시간이 0 이하가 될 것으로 예상되는 경우 결제 안내 대상자로 선정합니다.

시스템 조작 및 화면 (잔여 시간 확인):

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [결제 내역] 클릭 (경로: /billing)
  2. 화면 좌측의 Summary(요약) 패널에서 전체 결제 현황 확인
  3. 테이블에서 해당 학생의 결제 이력 확인:
  4. 열 구성: 생성일시 / 결제 번호 / 결제일 / 학생 ID / 학생 이름 / 품목 / 기준 금액 / 결제 금액 / 결제 방법 / 노트
  5. 개인정보 보호 필요 시: 우측 상단 [내용 보이기/내용 숨기기] 버튼으로 토글

[ 📸 이미지 대기 중: billing_list_and_summary.png ]
▲ 결제 내역 화면의 테이블 및 요약 패널. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [결제 내역]
📍 주요 버튼: [내용 보이기/숨기기], [새로 추가]
📍 테이블 열: 생성일시, 결제번호, 결제일, 학생ID, 학생이름, 품목, 기준금액, 결제금액, 결제방법, 노트

결제 처리 (결제선생 - 외부 앱):

  1. 카드 결제 (방문): 결제선생(외부 앱) → 카드 단말기 연동 → 결제 진행
  2. 모바일 결제 (비대면): 결제선생(외부 앱) → [청구서 발행] → 금액 입력 → 카카오톡(외부 메신저)으로 링크 전송
  3. 현금 결제: 현금 수납 후 → 결제선생(외부 앱) → [현금 영수증 발급] 처리
  4. 계좌이체: 수납 확인 후 시스템에 기록

결제 완료 후 시스템 기록:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [결제 내역] 클릭
  2. 우측 상단 [새로 추가] 클릭
  3. 팝업에서 입력: 결제일 / 학생 검색 및 선택 / 품목 / 기준 금액 / 결제 금액 / 결제 방법(결제선생/신용카드/계좌이체/현금) / 노트
  4. 저장하여 결제 내역 기록 완료

현장 동작:

  1. 결제 시점이 도래한 학부모님께 카카오톡(외부 메신저) 또는 전화를 통해 수강료 결제를 안내합니다.
  2. 학부모의 희망 결제 방식에 따라 결제선생(외부 앱)을 통해 처리합니다.

응대 멘트 예시:

  • (카카오톡/전화) "어머니, 안녕하세요. 베이스 수학학원입니다. 우리 이수이 수강 시간이 다음 시간이면 모두 소진될 예정이라 수강료 결제 안내차 연락드렸습니다."
  • "모바일 결제를 원하시면 카카오톡으로 청구서 링크를 보내드리겠습니다. 학원에 방문해서 카드나 현금으로 결제하셔도 무방합니다."

기록 사항: 결제 안내 발송 일시, 학부모 희망 결제 수단, 결제(수납) 완료 여부.

이관 기준: 환불 규정이나 수강 시간 차감 내역에 대한 복잡한 이의 제기 시, 원장님께 보고 후 상담을 이관합니다.

5-2. 학습 현황(성적, 진도)에 대한 갑작스러운 문의 대응

상황과 목적: 담임 선생님이 아닌 운영 매니저에게 학생의 성적이나 진도를 물어볼 때, 매니저 선에서 무리하게 답변하지 않고 담임 선생님의 전문 상담으로 신속히 연결합니다.

사전 확인: 없음 (매니저가 성적 데이터를 깊게 조회하지 않습니다.)

현장 동작:

  1. 카카오톡(외부 메신저) 단체방 문의: 학부모가 학생 단체 카톡방에서 학습 현황을 물어볼 경우, 매니저가 임의로 대답하지 않습니다. (담임 선생님이 확인할 수 있도록 둠)
  2. 개인 메시지/전화 문의: 개인적으로 메시지가 오거나 전화로 물어보실 경우, "담임 선생님께서 바로 연락을 드릴 수 있도록 전달하겠다"고 응대하고 넘깁니다.

응대 멘트 예시: "어머니, 이수이 학습 현황에 대해 궁금하시군요! 상세한 진도와 성적 부분은 담임 선생님께서 가장 정확하게 파악하고 계셔서, 선생님이 바로 전화(또는 메시지) 드릴 수 있도록 지금 바로 메모 전달하겠습니다."

기록 사항: 학부모의 주요 질문 요지, 상담 요청 사실 전달 여부.

이관 기준: 상세 성적, 선행 진도 속도, 반 배정 등 모든 학습 관련 문의는 매니저 선에서 절대 답하지 않고 즉각 담임 선생님께 이관합니다.

5-3. 퇴원 의사 표출 또는 환불 문의 시 대응 (1차 방어)

상황과 목적: 학부모가 퇴원 또는 환불 의사를 밝혔을 때, 현장에서 즉시 처리하지 않고 사유를 파악하여 원장님이 상담을 통해 방어할 수 있는 기회를 확보합니다.

사전 확인: 해당 학생의 최근 상담 이력 및 학습 진척도를 가볍게 확인합니다.

시스템 조작: 매니저의 독단적인 퇴원/환불 처리는 절대 금지합니다.

현장 동작:

  1. 학부모의 불만 사항이나 퇴원 사유를 충분히 경청하고 공감하는 태도를 보입니다.
  2. "학생의 학습 상황을 가장 잘 아시는 원장님(또는 담임 선생님)과 상의가 필요한 부분"임을 안내하며 즉각적인 확답을 피합니다.
  3. 상황 발생 즉시 원장님께 긴급 보고하여, 원장님이 직접 학부모와 통화(콜백)할 수 있도록 인계합니다.

응대 멘트 예시: "어머니, 갑자기 퇴원 말씀을 하시니 저희도 많이 당황스럽고 속상합니다. 무슨 어려운 점이 있으셨는지요? 이수이의 학습 상황은 원장님께서 가장 정확히 파악하고 계시니, 원장님과 상의 후 내일 중으로 직접 전화를 드릴 수 있도록 지금 바로 전달하겠습니다."

기록 사항: 퇴원/환불 요청 일시, 학부모가 밝힌 주요 사유.

이관 기준: 학부모가 강하게 즉시 처리를 요구하더라도 규정을 내세워 다투지 않고, "원장님 확인 절차가 필수적"임을 정중히 안내 후 즉시 원장님께 이관합니다.

5-4. 재원생 정규 등원 일정(요일/시간) 변경 요청 시 대응

상황과 목적: 학부모로부터 등원 요일이나 시간 변경 요청이 왔을 때, 매니저 선에서 처리 가능한지 담임 이관이 필요한지 판단하여 대응합니다.

사전 확인: 해당 요일/시간대의 좌석(PC) 여유 및 해당 반의 진도/정원 상태 확인.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 해당 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  3. [사용자 정보] 탭에서 스케줄(요일/시간 그리드) 확인 및 변경

현장 동작:

  1. 단순 일회성 보강이나 시간 이동 요청은 좌석 확인 후 매니저가 시스템에서 출결 일정을 변경합니다.
  2. 정규 요일 자체를 아예 변경하는 요청은 담임 선생님과의 반 배정 협의가 필요하므로 확답을 피합니다.

응대 멘트 예시: "어머님, 정규 등원 요일을 화/목에서 월/수로 변경하시는 건은 담당 선생님과 진도나 반 배정 확인이 먼저 필요합니다. 제가 내용 바로 전달하여 선생님이 연락드리도록 하겠습니다."

기록 사항: 변경 희망 요일/시간 및 사유.

이관 기준: 일회성 변경이 아닌 정규 일정 변경 건은 모두 담임 선생님께 이관합니다.

6. 학습 현장 및 면학 분위기 관리

6-1. 직접적인 수학 문제(학습 내용) 질문 시 대처

상황과 목적: 학생이 매니저에게 수학 문제를 질문할 때, 적절한 질문 시스템(질문 조교, 인브레인 시스템)을 활용하도록 유도하여 학습 효율을 높입니다.

사전 확인: 질문 내용이 시스템 사용법인지, 실제 문제 풀이인지 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [질문 관리] 클릭 (경로: /session/asks)
  2. 대기 중인 질문 목록에서 해당 학생의 질문 확인
  3. 질문 조교 선생님에게 인계하거나, 질문 처리 완료 상태로 변경

[ 📸 이미지 대기 중: session_asks_question_list.png ]
▲ 질문 관리 화면에서 대기 중인 질문 목록. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [질문 관리]

현장 동작:

  1. 인브레인 프로그램 문제 질문: "이 문제는 질문 조교 선생님께 가서 먼저 해결해달라고 하렴"이라고 안내하며 질문 조교에게 보냅니다.
  2. 시스템 '질문하기' 미사용 시: 시스템의 질문 기능을 먼저 사용하도록 지도하여 다시 자리로 들여보냅니다.
  3. 그 외 일반적인 수학 질문: 매니저가 직접 답하지 않고, 원장님이나 담임 선생님께 질문하도록 인계합니다.

응대 멘트 예시:

  • "이수야, 이 문제는 저기 계신 질문 조교 선생님께 여쭤보면 아주 잘 알려주실 거야. 조교 선생님께 가서 이 문제부터 해결해 달라고 하자."
  • "시스템에 있는 '질문하기' 버튼을 아직 안 눌렀네? 질문하기를 먼저 사용해 보고, 그래도 어려우면 다시 선생님을 불러주렴."

기록 사항: 질문 빈도가 너무 잦거나 특정 단원에서 심하게 막히는 경우 담임에게 공유.

이관 기준: 시스템이나 조교 선에서 해결되지 않는 심화 질문은 담임 선생님께 정식으로 인계합니다.

6-2. 원내 규칙 위반(소음, 학습 방해, 무단 지각/결석 등) 시 경고 조치

상황과 목적: 강의실 내 소음, 타 학생 학습 방해, 무단 지각 및 결석 등 학원 내규를 위반한 학생에게 명확한 경고를 주어 면학 분위기와 기강을 확립합니다.

사전 확인: 위반 사실 확인 및 이전 경고 누적 여부를 시스템(출결/상담 메모)에서 조회합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [상담 내역] 클릭 → 해당 학생 검색 → 이전 경고 이력 확인
  2. 또는 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭 → 학생 클릭 → [출결 관리] 탭에서 특이사항 기록

현장 동작:

  1. 규칙을 위반한 학생에게 현장에서 단호하게 1차 구두 경고를 진행합니다.
  2. 시스템에 해당 위반 내용과 경고 부여 사실을 상세히 메모합니다.
  3. 학부모와 학생이 있는 카카오톡(외부 메신저) 단체방에 규칙 위반 및 1차 경고 사실을 정중하지만 명확하게 공지합니다.
  4. "한 달 이내에 1회 추가 경고를 받을 경우, 학원 내규에 따라 강제 퇴원 처리된다"는 점을 명시하여 전파합니다.

응대 멘트 예시:

  • (현장 구두) "이수야, 다른 친구들 공부를 방해(또는 무단 결석)하는 건 학원 규칙 위반이야. 선생님이 1차로 경고할 테니 앞으로 주의하자."
  • (카카오톡 공지) "어머니, 오늘 이수가 [강의실 내 지속적인 소음 발생]으로 인해 학원 내규에 따라 1차 경고를 받았습니다. 면학 분위기 조성을 위해, 한 달 이내에 추가 경고 발생 시 내규에 따라 퇴원 처리될 수 있음을 안내해 드립니다. 가정에서도 각별한 지도 부탁드립니다."

기록 사항: 위반 사유, 1차 경고 부여 일시, 카카오톡 공지 완료 여부.

이관 기준: 2차 경고가 누적되어 실제 강제 퇴원 절차를 밟아야 할 경우, 즉시 원장님께 보고하여 최종 퇴원 상담을 진행합니다.

7. 학원 행정 및 기타 지원

7-1. 재원생 정규 등원 일정(요일/시간) 변경 요청 시 대응

상황과 목적: 학부모나 학생으로부터 카카오톡(외부 메신저), 전화 등을 통해 등원 스케줄 수정 요청이 왔을 때, 임의로 추측하지 않고 정확하게 더블 체크하여 일정을 관리합니다.

사전 확인: 시스템에서 해당 학생의 현재 출결 일정과 좌석(PC) 여유 상태를 확인합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 해당 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  3. [사용자 정보] 탭에서 현재 출결 스케줄(요일/시간 그리드) 확인
  4. 스케줄 변경이 필요한 경우 해당 요일/시간대를 클릭하여 수정
  5. 정규 요일 자체를 아예 변경하여 반 배정 협의가 필요한 경우, 담임 선생님과 확인 후 안내합니다.

[ 📸 이미지 대기 중: user_detail_schedule_edit.png ]
▲ 학생 상세 화면에서 출결 스케줄을 수정하는 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 클릭 → [사용자 정보] 탭 → 스케줄 그리드
📍 주요 동작: 요일/시간대 클릭으로 토글

현장 동작:

  1. 카카오톡(외부 메신저)이나 전화로 요청을 받으면, 요청 내용(요일/시간)을 매니저가 임의로 추측하여 확답하지 않고 학부모님께 한 번 더 명확하게 더블 체크합니다.
  2. "확인 후 시스템에 업데이트해 두겠습니다"라고 응대한 뒤, 시스템에서 출결 일정을 수정합니다.

응대 멘트 예시: "어머님, 이번 주 목요일 4시 보강 요청해주신 부분 맞으실까요? 일정 확실하게 더블 체크 완료했고, 확인 후 시스템에 잘 업데이트해 두겠습니다."

기록 사항: 변경된 요일/시간 및 사유.

7-2. 분실물 발생 시 접수 및 보관 처리

상황과 목적: 학생이 두고 간 물건을 안전하게 관리하고, 다음 등원 시 잊지 않고 챙겨갈 수 있도록 조치합니다.

사전 확인: 학습 관리 화면의 좌석 현황을 확인하여 해당 학생이 어디에 앉았었는지 파악합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭 → 좌석 현황에서 해당 학생의 착석 위치 확인
  2. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭 → 학생 클릭 → [사용자 정보] 탭에서 비고(remarks)에 분실물 보관 사실 메모

[ 📸 이미지 대기 중: session_seats_and_user_memo.png ]
▲ 좌석 현황 조회 및 사용자 정보 메모 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: [학습 관리] → 좌석 현황 / [사용자 관리] → 학생 클릭 → [사용자 정보]

현장 동작:

  1. 학생의 분실 신고가 있거나 물건을 발견하면, 좌석 현황을 보고 해당 자리로 가서 물건을 확인하여 보관합니다.
  2. 시스템 상의 해당 학생 메모에 분실물 보관 사실을 기록해 둡니다.
  3. 귀중품(스마트폰, 지갑 등)의 경우 즉시 학부모에게 연락하여 습득 사실을 전파합니다.

응대 멘트 예시: "이수야, 어제 학원 PC 자리에 필통 두고 갔지? 선생님이 좌석 확인해서 보관해 뒀고, 다음 시간에 올 때 꼭 챙겨줄게."

기록 사항: 습득 일시, 물품 특징, 다음 등원 일정 특이사항 메모.

8. 학원 일일 오픈/마감 절차

8-1. 일일 오픈 체크리스트 (등원 30분 전)

상황과 목적: 학생 등원 전에 학원 시스템과 물리적 환경을 완벽하게 준비하여, 첫 학생이 도착하자마자 학습을 시작할 수 있도록 합니다.

오픈 체크리스트:

순서 항목 상세 절차
1 시스템 로그인 확인 웹 어드민 접속 → 정상 로그인 여부 확인. 로그인 불가 시 서버 상태 확인 후 운영진 보고
2 당일 등원 예정자 확인 좌측 메뉴 [학습 관리] 클릭 → 날짜 선택에서 오늘 날짜 확인 → "등원 예정" 그룹에서 당일 등원 예정 학생 목록 확인
3 시험지 사전 인쇄 각 학생의 시험지 출력 → B4, 122% 배율 → 스태플러 찍어 시험지 적재함 비치
4 당일 상담 예약 확인 좌측 메뉴 [상담 내역] 클릭 → 검색/필터를 통해 오늘 날짜 방문 예정자 명단 파악
5 미등원 알림 준비 등원 시간 기준 10~15분 경과 후 연락 예정 학생 사전 파악
6 PC 전원 확인 강의실 PC 전원 켜기, 정상 부팅 확인
7 프린터 상태 확인 프린터 전원, 용지(B4), 토너 잔량 확인

[ 📸 이미지 대기 중: daily_open_checklist.png ]
▲ 학습 관리 화면의 당일 등원 예정자 목록. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리] → "등원 예정" 그룹
📍 시험지 인쇄: B4, 122%

8-2. 일일 마감 체크리스트 (마지막 학생 귀가 후)

상황과 목적: 하루 운영을 마무리하며 출결 현황을 최종 정리하고, 특이사항을 원장님께 보고하며, 익일 준비를 미리 확인합니다.

마감 체크리스트:

순서 항목 상세 절차
1 출결 현황 최종 확인 좌측 메뉴 [학습 관리] 클릭 → 당일 출결 현황 확인 → 미처리 상태(미등원/조기하원) 최종 업데이트
2 특이사항 원장님 보고 슬랙(외부 협업 도구)으로 다음 사항 취합 보고: 결석/지각 학생, 조기하원 학생, 장비 이상, 학부모 민원, 기타 특이사항
3 익일 상담 예약 확인 좌측 메뉴 [상담 내역] 클릭 → 내일 날짜 방문 예정자 명단 사전 파악
4 시설 점검 PC 전원 끄기, 프린터 대기모드, 강의실 정리 상태 확인
5 보안 점검 출입문 잠금, 창문 닫힘, 불필요한 전원 차단

9. 신규 학생 등록 프로세스

9-1. 등록 결정 후 계약 및 개인정보 수집

상황과 목적: 원장님 상담 후 등록이 결정된 학생의 계약 절차를 진행하고, 시스템 등록에 필요한 정보를 수집합니다.

현장 동작:

  1. 수강 계약서 작성 및 개인정보 동의서 징수 (오프라인)
  2. 수집 필수 정보:
  3. 학생명
  4. 학교
  5. 학년
  6. 보호자명
  7. 연락처 (학생 전화번호, 보호자 전화번호 - 모/부)
  8. 수집된 정보를 바탕으로 시스템 등록을 진행합니다 (9-2 절차).

기록 사항: 계약서 수령 여부, 개인정보 동의서 서명 완료 여부.

9-2. 웹 어드민 학생 계정 생성

상황과 목적: 수집된 정보를 바탕으로 웹 어드민에 학생 계정을 생성하고, 수업 스케줄을 등록합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭
  2. 우측 상단 [사용자 추가] 버튼 클릭

  3. "새 유저 추가" 팝업이 표시됩니다. 다음 필드를 입력합니다:

    학생 정보 (좌측): - 이름: 학생명 입력 (필수) - 전화번호 (아이디): 학생 전화번호 입력 (필수, 로그인 아이디로 사용) - 비밀번호: 초기 비밀번호 설정 (필수) - 역할: "학생" 선택 (기본값) - 학교명: 학교 입력 - 학년: 학년 입력

    부모님 연락처: - 모: 어머니 전화번호 입력 - 부: 아버지 전화번호 입력

    스케줄 (우측): - 요일/시간대 그리드에서 등원 요일 및 시간대 클릭하여 선택

  4. 하단 [추가] 버튼 클릭 → 목록에서 신규 학생 확인

[ 📸 이미지 대기 중: user_create_modal_full.png ]
▲ 사용자 추가 팝업 전체 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [사용자 관리] → [사용자 추가]
📍 필수 입력: 이름, 전화번호(아이디), 비밀번호
📍 추가 입력: 학교명, 학년, 부모님 연락처(모/부), 스케줄(요일/시간 그리드)

  1. 생성 후 확인: 목록에서 신규 학생 이름 클릭 → 학생 상세 화면 진입
  2. [사용자 정보] 탭에서 입력된 정보가 정확한지 확인

기록 사항: 계정 생성 완료 여부, 전달한 초기 비밀번호.

9-3. 커리큘럼 배정 및 첫 등원 준비

상황과 목적: 계정 생성 후 담임 선생님에게 커리큘럼 배정을 요청하고, 첫 등원일을 안내합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 시스템 내 커리큘럼 배정은 담임 선생님에게 요청 (매니저가 직접 배정하지 않음)
  2. 담임 선생님이 커리큘럼을 배정하면, 좌측 메뉴 [사용자 관리] → 학생 클릭 → [학습 관리] 탭에서 배정된 커리큘럼 확인

현장 동작:

  1. 담임 선생님에게 슬랙(외부 협업 도구) 또는 직접 대면으로 커리큘럼 배정 요청
  2. 카카오톡(외부 메신저)으로 보호자에게 다음 내용을 안내:
  3. 첫 등원일 및 시간
  4. 준비물 (유선 이어폰, 필기구)
  5. 로그인 아이디(전화번호) 및 초기 비밀번호
  6. 첫 등원일: 챕터 2-3 (첫 시스템 학습 안내) 절차 그대로 적용

기록 사항: 담임 선생님 배정 요청 일시, 학부모 안내 발송 완료 여부, 첫 등원 예정일.

10. 학원비 월정산 업무

10-1. 결제 대상자 추출 (매월 말 또는 수강 시간 소진 예정자)

상황과 목적: 수강 시간이 소진되었거나 소진 예정인 학생을 파악하여 결제 안내를 준비합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [결제 내역] 클릭 (경로: /billing)
  2. 화면 좌측의 Summary(요약) 패널에서 전체 결제 현황 파악
  3. 테이블에서 학생별 최근 결제 이력 및 수강 시간 확인
  4. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭 → [결제만] 필터 버튼 클릭하여 결제 등록 학생만 필터링
  5. 각 학생의 잔여 수강 시간을 확인하여 결제 대상자 목록 작성

[ 📸 이미지 대기 중: billing_summary_and_filter.png ]
▲ 결제 내역 화면의 요약 패널 및 사용자 관리의 결제만 필터. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [결제 내역] → Summary 패널 / [사용자 관리] → [결제만] 필터
📍 확인 항목: 학생별 잔여 수강 시간, 최근 결제일

10-2. 결제선생(외부 앱) 청구서 발행

상황과 목적: 결제 대상자에게 결제선생(외부 앱)을 통해 청구서를 발행하고 수납을 진행합니다.

결제 방식별 절차:

결제 방식 절차
카드 결제 (방문) 결제선생(외부 앱) → 카드 단말기 연동 → 결제 진행
모바일 청구서 (비대면) 결제선생(외부 앱) → [청구서 발행] → 금액 입력 → 카카오톡(외부 메신저)으로 결제 링크 전송
현금 결제 현금 수납 후 → 결제선생(외부 앱) → [현금 영수증 발급] 처리
계좌이체 입금 확인 후 시스템에 기록

10-3. 수납 확인 및 시스템 기록

상황과 목적: 결제가 완료되면 시스템에 정확히 기록하고 원장님께 보고합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [결제 내역] 클릭
  2. 우측 상단 [새로 추가] 클릭
  3. 팝업에서 다음 정보를 입력합니다:
  4. 결제일: 실제 결제가 이루어진 날짜
  5. 학생: 학생 검색 및 선택
  6. 품목: 수강 상품명
  7. 기준 금액: 정가
  8. 결제 금액: 실제 결제 금액
  9. 결제 방법: 결제선생 / 신용카드 / 계좌이체 / 현금 중 선택
  10. 노트: 특이사항 기록 (할인 사유, 분납 등)
  11. 저장하여 결제 내역 등록 완료

[ 📸 이미지 대기 중: billing_new_entry.png ]
▲ 결제 내역 신규 추가 팝업. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [결제 내역] → [새로 추가]
📍 입력 필드: 결제일, 학생, 품목, 기준금액, 결제금액, 결제방법, 노트
📍 결제 방법 옵션: 결제선생 / 신용카드 / 계좌이체 / 현금

  1. 수납 완료 사실을 슬랙(외부 협업 도구)으로 원장님께 보고

10-4. 미납자 관리

상황과 목적: 결제 안내 후에도 미납 상태인 학부모를 관리하여 수납률을 높입니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [결제 내역] 클릭
  2. 결제 대상자 목록과 실제 결제 완료 목록을 대조하여 미납자 파악
  3. 좌측 메뉴 사용자 섹션에서 [사용자 관리] 클릭 → [활성만] + [결제만] 필터 활용하여 재원생 결제 현황 확인

미납자 관리 절차:

단계 시점 조치
1차 안내 결제일 당일~1일 후 카카오톡(외부 메신저)으로 납부 안내 발송
2차 안내 결제일 3일 경과 전화 또는 카카오톡(외부 메신저)으로 재안내
원장님 보고 결제일 3일 이상 미납 원장님께 미납 사실 보고 → 원장님 직접 연락

응대 멘트 예시:

  • (1차 카카오톡) "어머니, 안녕하세요. 베이스 수학학원입니다. 이수이 수강료 결제 건 안내드립니다. 편하신 방법으로 결제 부탁드리겠습니다."
  • (2차 전화) "어머니, 안녕하세요. 수강료 결제 건으로 한 번 더 안내 연락드렸습니다. 혹시 결제에 불편하신 점이 있으시면 말씀해 주세요."

기록 사항: 미납자 명단, 각 안내 발송 일시 및 응대 결과.

이관 기준: 3일 이상 미납 시 원장님께 보고하여 원장님이 직접 연락하도록 합니다.

11. 실시간 세션 모니터링 운영

11-1. 세션 모니터링 화면 진입 및 읽는 법

상황과 목적: 학습 관리 화면을 통해 모든 학생의 실시간 학습 현황을 모니터링하고, 이상 상황을 조기에 발견합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭 (경로: /session/monitoring)

  2. 화면 구성:

    상단 영역: - 날짜 선택(DatePicker): 조회할 날짜 선택 (기본값: 오늘) - 재원생 N명 / 체험 포함 N명: 당일 학생 수 표시 - [모의고사] 버튼: 당일 시험 대상자 확인 - [새로고침] 버튼: 데이터 수동 갱신 - [좌석] 버튼: 좌석 현황 확인 - 필터: [담당 학생] (내가 담당하는 학생만), [테스트계정] (테스트 계정 표시/숨김) - 검색바: "학생 이름으로 검색"

    메인 영역 (3단 컬럼): - 좌측 컬럼: - 신규 방문 그룹: 당일 상담/체험 방문 예정 학생 - 등원 예정 그룹: 아직 등원하지 않은 정규 학생 (수업 시작 시간순 정렬) - 미등원 그룹: 등원 시간이 지났으나 출석하지 않은 학생 (접힘 가능) - 중앙 컬럼: - 등원 그룹: 현재 학원에서 학습 중인 학생 - 각 학생 카드에 진척도 바(%) 표시 - 정렬 옵션: 기본순 / 조기하원순 - 우측 컬럼: - 하원 그룹: 학습 완료 후 귀가한 학생

[ 📸 이미지 대기 중: session_monitoring_full_layout.png ]
▲ 학습 관리 전체 화면 레이아웃. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [학습 관리]
📍 3단 구성: 좌측(신규방문/등원예정/미등원) | 중앙(등원) | 우측(하원)
📍 상단 버튼: 날짜선택, 모의고사, 새로고침, 좌석, 담당학생, 테스트계정, 검색바

11-2. 학생 진척도 이상 시 대응

상황과 목적: 학습 진척도에 이상이 있는 학생을 조기에 발견하여 적절한 조치를 취합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [학습 관리] 클릭
  2. "등원" 그룹에서 각 학생의 진척도 바(%) 확인
  3. 이상 징후 학생 카드 클릭 → 상세 학습 현황 팝업에서 세부 확인

이상 징후별 대응:

이상 징후 기준 대응
진척도 0% 장시간 등원 후 15분 이상 진척도 0% 학생에게 직접 확인 → 시스템 문제인지 집중력 문제인지 구분
진척도 정체 30분 이상 진척도 변동 없음 학생에게 직접 확인 → 막히는 부분이 있는지 파악
질문 대기 상태 학생이 시스템에서 질문하기를 눌러 대기 중 [질문 관리] 화면에서 확인 → 질문 조교 선생님에게 인계
학습 완전 거부 학생이 학습을 거부하거나 다른 행동 담임 선생님에게 즉시 보고

응대 멘트 예시:

  • (진척도 0%) "이수야, 시작한 지 좀 됐는데 아직 진행이 안 된 것 같아. 혹시 뭐가 안 되는 거 있어?"
  • (질문 대기) "질문이 있었구나! 조교 선생님께 바로 전달할게. 잠깐만 기다려."

기록 사항: 이상 징후 학생명, 징후 유형, 대응 내용.

이관 기준: 시스템 오류가 의심되면 운영진에게, 학습 태도 문제는 담임 선생님에게 이관합니다.

11-3. Q&A 질문 관리

상황과 목적: 학생들의 질문을 실시간으로 관리하여 질문 조교 선생님에게 신속히 연결하고, 처리 완료 여부를 추적합니다.

시스템 조작 및 화면:

  1. 좌측 메뉴 학습 섹션에서 [질문 관리] 클릭 (경로: /session/asks)
  2. 대기 중인 질문 목록 확인
  3. 각 질문의 학생명, 질문 내용, 대기 시간 확인
  4. 질문 조교 배정 또는 직접 처리
  5. 처리 완료 시 완료 상태로 변경

[ 📸 이미지 대기 중: session_asks_full.png ]
▲ 질문 관리 전체 화면. 개인정보는 블러 처리 예정.
📍 메뉴 경로: 좌측 메뉴 [질문 관리] (경로: /session/asks)
📍 주요 동작: 대기 중인 질문 확인 → 질문 조교 배정/직접 처리 → 완료 처리

현장 동작:

  1. 질문 관리 화면을 주기적으로 확인하여 대기 중인 질문이 쌓이지 않도록 합니다.
  2. 질문 조교 선생님이 현장에 있을 경우 즉시 인계합니다.
  3. 질문 조교 부재 시 담임 선생님에게 전달하거나, 학생에게 잠시 다른 문제를 먼저 풀도록 안내합니다.

응대 멘트 예시: "이수야, 질문 올린 거 확인했어. 조교 선생님이 지금 다른 친구 도와주고 계셔서 3분만 기다려주면 바로 와줄 거야. 그 사이에 다음 문제 먼저 풀어볼래?"

기록 사항: 질문 처리 시간이 과도하게 지연되는 경우 담임 선생님에게 보고.

이관 기준: 조교 선에서 해결할 수 없는 심화 질문은 담임 선생님께 정식으로 인계합니다.

부록: 웹 어드민 메뉴 구조 (ADMIN 기준)

섹션 메뉴명 경로 용도
학습 학습 관리 /session/monitoring 당일 출결/학습 현황 모니터링
학습 질문 관리 /session/asks 학생 질문 관리
학습 학교별 정보 /schools 학교 관리 (시험일정, 특이사항 등)
학습 캘린더 /calendar 학원 일정 / 학교 학사일정 통합 캘린더
사용자 사용자 관리 /users 학생/선생님 계정 관리
사용자 상담 내역 /consults 상담/방문 예약 관리
사용자 예약 현황 /event-reservations 이벤트 예약 관리
사용자 통합 DB /contacts 통합 연락처 DB
사용자 결제 내역 /billing 수강료 결제 내역 관리
컨텐츠 문제 관리 /contents/problems 학습 문제 관리
컨텐츠 커리큘럼 관리 /contents/curriculums 커리큘럼 관리
컨텐츠 강의 PPT /contents/lecture-slides 강의 슬라이드 관리
기타 편의 기능 /others 기타 편의 기능
기타 메모 /notes 메모 관리
기타 설정 /settings 시스템 설정

본 매뉴얼은 현장 상황과 정책에 따라 지속적으로 업데이트됩니다.